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行政人員如何管理好辦公室?

發布日期:2018-08-25

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    行政管理工作内容主要包括4大部分:关系、内勤、外联、制度。

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    一、人际关系


          1、处理好上级领导的关系;2、处理好同事之间的关系;


          3、协调同事之间的矛盾;4、处理好物资供应商的关系。


    二、内勤包括 

    

          1、制度的制定和执行推动     2、日常办公事务管理      3、辦公物品管理 


         4、文书资料管理        5、档案管理      6、会议管理       7、涉外事務管理 


         8、生活福利              9、车辆             10、安全衛生 


     三、外联事务 


         1、礼貌接待来访人员; 


         2、服务好老客户,也不能怠慢新客户;


         3、 把关采购物资质量,服务态度。


     四、做好行政管理 


         1、明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总


結和獎勵懲罰等方面的管理工作;辦公物品管理包括辦公物品的發放、使用、保管、采購以及相應制度的制定;


文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理;會議管理包括會前准備、會中服務、會後工作;


其他事務視具體情況而定。作爲行政部門就要按崗位職責明確分工,保證每項工作有人抓。


         2、加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。与上级沟通主


要是充分領悟上級領導的意圖,把握住方向,同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級,這需要行政人員


有觀察分析能力和表達能力。與下級溝通主要是執行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息,這需要較強的


應變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內部相關部門和外界媒體政府機關等等。在傳達精神及布置工作任務及


協調各部門工作時,務必真誠、謙虛。與外界溝通需要較強的適應能力和自我控制能力。


         3、注重信息的收集和整理,并及时提供给管理者。信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包


括:國家相關政策法規;社會習慣、風俗、時尚變化;市場需求、消費結構、消費層次的變化;競爭企業信息;


科學技術發展信息;突發事件等。內部信息具體包括財務狀況;生産狀況;産銷狀況;采購、庫存信息;設備


的使用和管理;人才資源等。作爲一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業內部情況發展變化和國家政府


機關相關政策和法律規定的變化。


          4、培育传播企业文化。在企业中,仅仅用薪金留人是不够的,还要用企业文化去吸引、感化人。也就是


我們通常所說的人文管理。公司“誠信、友善、寬容”的企業文化很具特色,很有代表性,非常符合企業的特點。


通過企業文化的建設不斷促進企業的快速發展。企業文體的建設包括:


         (1)组织结构清晰,战略导向明确。分工明确,这是企业发展的基础。企业不仅应该有近期目标,更要有


遠期規劃。行政管理人員應該協助企業管理者制定一個好的組織結構,並制定近、遠期戰略目標,從而形成一個


完善的團結的團隊。


          (2)建立完善的绩效评价标准,形成公平、竞争的平台。管理者不完全控制员工做事情的方式,而去衡量


做事情的結果,使任何人員能上能下。


          (3)注重企业形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设


施等。精神形象包括員工精神面貌、企業風格、人文環境等。讓工作“生活化”。


          (4)重视人才,用企业的发展凝聚人,用榜样激励人,用员工成才教育人。企业在给员工发展空间的同


時,注重提供給員工再學習機會。可以開展相應的活動讓員工進行職業生涯設計,讓每個員工都能對未來都充


滿信心,對公司有認同感和歸屬感。 


            5、踏踏实实地去执行。完善成熟的制度有了,即定目标有了,关键就是要做好。要做好执行需要注意


          (1)什么事情该做,该怎么做。


          (2)如何更好更快完成该做的事情。


          (3)清除所有障碍。


          (4)形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。只要我们把行政管理工作做到位、做深入、做


細致,每個人都來參與管理,那麽,這樣公司才會發展得更快,走得更遠。


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